Mail et SMS de confirmation de rendez-vous B2B : 8 modèles (et quand les envoyer)

Cette séquence n'est pas un détail de politesse. Sur les rendez-vous de prospection que Getalead génère pour ses clients, 32 % ne se tiennent pas quand rien n'est fait entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous, et 22 % avec un simple rappel 24 heures avant. Dix points de rendez-vous tenus se jouent donc dans quelques messages bien écrits.

Ce guide vous donne le calendrier de confirmation, l'anatomie d'un bon mail de confirmation, 8 modèles complets de mails et de SMS à copier (de la confirmation juste après l'appel jusqu'au mail qui reprogramme après un no-show), des variantes de ton selon l'interlocuteur, les règles à respecter pour un SMS en B2B, les outils pour automatiser sans dépersonnaliser, et la façon de mesurer l'effet sur vos rendez-vous tenus.

Pourquoi envoyer un mail de confirmation de rendez-vous ?

Parce qu'un rendez-vous pris au téléphone n'existe, à ce stade, que dans la mémoire de deux personnes. Le prospect a dit oui entre deux réunions, il n'a parfois rien noté, et le créneau tombe en moyenne 8 jours ouvrés plus tard, d'après les mesures que Getalead a publiées sur ses campagnes. En huit jours, une semaine de travail entière s'est intercalée : des urgences, des réunions déplacées, d'autres sollicitations. Le rendez-vous qui n'a laissé aucune trace écrite est le premier sacrifié.

Les causes de no-show se rangent en trois familles, que nous avons détaillées dans notre article sur le no-show des rendez-vous B2B : l'oubli et le conflit d'agenda, le oui de politesse, et le rendez-vous sans enjeu. La confirmation écrite agit sur deux d'entre elles. Elle traite l'oubli, parce qu'elle installe le créneau dans l'agenda et le rappelle au bon moment. Elle traite le rendez-vous sans enjeu, parce qu'elle redit au prospect pourquoi il a accepté, avec ses propres mots. Elle ne sauve pas le oui de politesse : celui-là se détecte en appel, pas par mail.

Les chiffres publiés par Getalead donnent l'ordre de grandeur :

Prenons une hypothèse de calcul. Une équipe obtient 40 rendez-vous par mois. Sans rappel, environ 13 ne se tiennent pas. Avec un rappel, environ 9. Quatre rendez-vous de plus par mois devant un commercial, sans un seul appel de prospection supplémentaire. Rapporté au temps qu'il a fallu pour décrocher chacun de ces oui, c'est le gain le moins cher que vous trouverez.

La confirmation a un second effet, moins visible : elle transforme un accord oral en engagement écrit entre deux professionnels. Le prospect qui a accepté une invitation dans son agenda, qui a lu une phrase reprenant son propre problème et qui voit le nom de la personne qui l'attend, a un visage à ne pas décevoir. C'est ce qui distingue un rendez-vous qualifié d'un créneau bloqué.

Quand envoyer la confirmation et les rappels de rendez-vous ?

Le calendrier tient en trois moments avant le rendez-vous, plus une action si le prospect ne vient pas. Les deux premiers sont systématiques. Le troisième est conditionnel.

Le calendrier de confirmation : deux envois systématiques, un envoi conditionnel, un appel si le prospect ne vient pas

Juste après l'appel : la confirmation dans la minute

L'invitation part pendant que le prospect a encore l'appel en tête. L'idéal est de l'annoncer au téléphone : « Je vous envoie l'invitation dans la minute, vous pourrez l'accepter directement. » Le prospect s'attend à la recevoir, la voit arriver, l'accepte dans la foulée. Une invitation acceptée est un premier engagement concret.

Le mail de confirmation peut être le texte même de l'invitation, ou un mail distinct envoyé juste après. Les deux options se défendent. Le mail distinct a l'avantage d'arriver dans la boîte de réception, là où le prospect lit, alors qu'une invitation est parfois traitée par l'assistant ou acceptée automatiquement sans être lue. Si votre interlocuteur a une assistante qui gère son agenda, envoyez les deux.

La veille : mail et SMS

Le rappel J-1 est celui qui fait le plus de différence, parce qu'il tombe au moment où le prospect organise sa journée du lendemain. Envoyez-le en fin de matinée ou en début d'après-midi, pas à 19 h : le prospect doit pouvoir décaler pendant les heures ouvrées s'il voit un conflit.

Mail et SMS jouent des rôles complémentaires. Le mail peut attendre dans une boîte saturée, le SMS est vu dans l'heure. Pour un rendez-vous le lundi, le rappel part le vendredi : personne ne lit un rappel professionnel le dimanche avec plaisir.

Le matin même : seulement quand c'est utile

Un troisième message n'est pas neutre. Il peut sauver un rendez-vous fragile, mais il peut aussi donner l'impression que vous doutez du prospect. Réservez le SMS du matin même à ces situations :

• Le rendez-vous a lieu l'après-midi et le rappel J-1 est parti plus de 24 heures avant (rendez-vous du lundi après-midi, rappel envoyé le vendredi).
• Le rendez-vous a lieu en présentiel et le prospect doit se déplacer ou vous recevoir (salle à réserver, accueil à prévenir).
• Le rendez-vous a été pris il y a plus de 15 jours ouvrés, au-delà du délai moyen de 8 jours.
• Le rendez-vous réunit plusieurs participants côté prospect, dont un décideur qui n'était pas dans l'appel.
• Le prospect n'a ni accepté l'invitation ni réagi au rappel J-1.

Dans les autres cas, le rappel J-1 suffit. Un rendez-vous à 9 h le mardi n'a pas besoin d'un SMS à 7 h.

Quand le prospect ne vient pas : un appel avant tout message

La règle publiée dans notre article sur le no-show reste la bonne : appeler dans les minutes qui suivent l'heure du rendez-vous, pas le lendemain, pas par mail. Le mail de reprogrammation (modèle 8) ne vient qu'après, si le prospect ne décroche pas, pour lui laisser une trace écrite et deux créneaux.

Que doit contenir un mail de confirmation de rendez-vous ?

Un bon mail de confirmation répond à toutes les questions que le prospect pourrait se poser la veille, sans l'obliger à chercher. Huit éléments, dans cet ordre.

Les huit éléments d'un mail de confirmation de rendez-vous

1. 1L'objet. Il dit ce que contient le mail et contient la date : « Confirmation : notre échange du mardi 17 novembre à 10 h ». Le prospect qui cherche le rendez-vous dans sa boîte le retrouve par la date. Gardez-le sous une soixantaine de caractères pour qu'il s'affiche en entier sur mobile.
2. 2Le rappel du contexte. Une phrase qui situe l'appel : « Merci pour notre échange de ce matin. » Le prospect reçoit des dizaines de mails, il doit savoir en une seconde de qui vient celui-ci.
3. 3L'enjeu exprimé par le prospect. C'est l'élément qui fait tenir le rendez-vous. Pas votre argumentaire, ses mots : « Vous m'avez expliqué que vos techniciens perdent une demi-journée par semaine en ressaisie des bons d'intervention. » Le prospect relit son propre problème et se souvient pourquoi il a dit oui.
4. 4La date, l'heure et le fuseau. Écrivez le jour de la semaine et la date : « mardi 17 novembre à 10 h ». Le jour seul crée des erreurs, la date seule aussi. Précisez « heure de Paris » si un participant est en déplacement, outre-mer ou à l'étranger.
5. 5La durée. « 30 minutes ». Un prospect qui sait que l'échange finit à 10 h 30 le place plus facilement entre deux réunions, et il sait que vous respecterez son temps.
6. 6Les participants. Qui sera là de votre côté, avec la fonction : « Je serai accompagné de Julie Moreau, notre responsable des déploiements. » Et, si le prospect l'a mentionné, qui il associe de son côté.
7. 7Le lien de visioconférence ou l'adresse. Un lien cliquable, testé. Pour un rendez-vous physique : l'adresse complète, l'étage, le code d'accès, le parking si c'est un sujet.
8. 8L'ordre du jour et la possibilité de décaler. Trois points maximum, puis une phrase qui rend le report plus facile que l'absence : « Si un imprévu survient, un simple mail ou SMS suffit pour décaler. »

Ce dernier point surprend parfois les commerciaux, qui craignent de donner une porte de sortie. C'est l'inverse. Le prospect qui a un conflit d'agenda a deux options : prévenir ou ne pas venir. Si prévenir lui demande un effort (retrouver un numéro, rédiger un mail d'excuse), il ne viendra pas. Un report est un rendez-vous qui reste en vie. Une absence est un rendez-vous perdu.

Et ce qu'un mail de confirmation ne contient pas : une plaquette commerciale en pièce jointe, trois liens vers votre site, une liste de références, une vidéo de présentation. Le mail de confirmation n'est pas un mail de prospection. Il rappelle un accord entre deux personnes.

8 modèles de mail et de SMS de confirmation de rendez-vous

Les modèles qui suivent sont prêts à copier. Remplacez les éléments entre crochets, et surtout la phrase d'enjeu : c'est elle qui distingue une confirmation qui fait tenir le rendez-vous d'une confirmation générique. Pour les illustrer, nous prenons l'exemple d'un éditeur de logiciel de gestion d'interventions qui prospecte des responsables d'exploitation dans des entreprises de maintenance. Adaptez à votre secteur.

Modèle 1 : mail de confirmation juste après l'appel

À envoyer dans l'heure, idéalement dans la minute qui suit l'appel, avec l'invitation d'agenda.

Ce qui le fait fonctionner : la phrase d'enjeu, écrite avec les mots du prospect, et la dernière phrase, qui rend le report plus simple que l'absence. Si vous n'avez pas noté l'enjeu pendant l'appel, c'est le signe que la qualification a été trop rapide. Les questions qui permettent de l'obtenir sont détaillées dans notre guide des questions de découverte commerciale.

Modèle 2 : le texte de l'invitation calendrier

Beaucoup d'invitations arrivent avec un titre du type « Réunion » et une description vide. Le prospect qui ouvre son agenda le jour J voit un créneau sans contexte, avec un nom qu'il ne remet pas forcément. L'invitation doit pouvoir être comprise seule, sans relire le mail.

Trois réglages comptent autant que le texte. Le titre commence par le nom de l'entreprise du prospect, pas par le vôtre : c'est son agenda. L'invitation part de l'adresse nominative de la personne qui tiendra le rendez-vous, pas d'une adresse générique. Et la durée réelle est bloquée, pas une heure par défaut pour un échange de trente minutes.

Modèle 3 : mail de rappel J-1

Le rappel de la veille est plus court que la confirmation. Il ne réexplique pas tout : il redonne l'heure, le lien et ce que le prospect va obtenir.

Notez le « vous repartirez avec ». Un rendez-vous que le prospect perçoit comme une présentation commerciale est facile à sacrifier. Un rendez-vous dont il attend une réponse à sa question l'est beaucoup moins.

Modèle 4 : SMS de rappel J-1

Le SMS se lit en trois secondes. Il doit identifier l'expéditeur dès les premiers mots, redonner l'heure et laisser une porte pour décaler.

Environ 220 caractères avec un enjeu court : c'est deux segments SMS. Si vous voulez tenir dans un seul segment de 160 caractères, retirez « Bonne journée » et raccourcissez l'enjeu. Selon les plateformes, certains caractères accentués (comme « ê » ou « ç ») peuvent changer l'encodage et réduire la longueur disponible par segment : testez avant d'envoyer en volume. Pas de lien raccourci d'un service inconnu dans un SMS : il ressemble à une tentative d'hameçonnage et peut être filtré.

Modèle 5 : SMS le matin même

Une seule ligne. Il ne réexplique rien, il rappelle l'heure et facilite l'accès.

Envoyez-le en début de matinée pour un rendez-vous l'après-midi, ou environ deux heures avant pour un rendez-vous en fin de matinée. Jamais avant 8 h, jamais dix minutes avant le rendez-vous : à ce stade, c'est l'appel en cas d'absence qui prend le relais.

Modèle 6 : mail avec ordre du jour pour un décideur

Quand le rendez-vous implique un dirigeant ou un membre du comité de direction, surtout s'il n'était pas dans l'appel initial (le SDR a parlé à un responsable opérationnel qui associe son directeur), le mail de confirmation doit montrer que le temps du décideur est préparé. C'est aussi le bon mail quand le rendez-vous est lointain : au lieu d'un rappel à mi-parcours, envoyez une question de préparation.

Un décideur juge un rendez-vous à sa préparation. Un ordre du jour minuté, avec une dernière séquence consacrée à la décision, lui montre qu'il ne perdra pas son temps, et il fixe dès maintenant l'idée qu'une suite est attendue. Notez aussi la mention de l'assistante : dans beaucoup d'entreprises, c'est elle qui gère réellement l'agenda.

Modèle 7 : mail de report proposé par le prospect

Le prospect vous écrit pour décaler. Bonne nouvelle : il aurait pu ne pas venir. Votre réponse doit être immédiate, sans reproche, et reprogrammer dans le délai le plus court possible.

Trois règles. Répondez dans l'heure, pas le lendemain. Proposez deux créneaux dans les cinq à dix jours ouvrés, pas « quand vous voulez » : un report sans date est souvent un abandon poli. Et mettez à jour l'invitation existante plutôt que d'en créer une nouvelle, pour que l'historique reste lisible. Si le prospect décale une deuxième fois, appelez-le : le téléphone vous dira en une minute si le sujet est toujours d'actualité. Nos scripts de relance téléphonique couvrent ce cas.

Modèle 8 : mail après un no-show pour reprogrammer

Ce mail suit l'appel passé dans les minutes qui suivent l'heure du rendez-vous, quand le prospect n'a pas décroché. Il ne culpabilise pas, il ne dit pas « je vous ai attendu ». Il laisse une porte ouverte, avec des créneaux précis.

La dernière phrase est essentielle. Elle donne au prospect une façon élégante de dire non, et un non vous rend un créneau commercial. La règle de pilotage reste celle de notre article sur le no-show : un prospect qui ne vient pas deux fois à un rendez-vous accepté a dit non, quelle que soit la politesse de ses réponses. Il repart en suivi à plus long terme, avec une porte ouverte.

Comment adapter le ton selon l'interlocuteur ?

Les modèles ci-dessus sont écrits pour un interlocuteur opérationnel, sur un ton professionnel neutre. Deux situations demandent un ajustement.

Dirigeant de PME : court, direct, sans formalisme

Le dirigeant d'une PME gère souvent son agenda lui-même, lit ses mails sur mobile entre deux rendez-vous clients et n'a pas d'assistante pour trier. Il accepte un rendez-vous parce que vous lui avez parlé d'un problème qu'il connaît, pas parce que le mail est bien présenté.

Cinq lignes, une signature au prénom, l'objet qui parle de son sujet. Le SMS J-1 a d'autant plus de poids avec ce profil qu'il est souvent le seul message lu dans la journée.

Grand compte : formel, complet, multi-participants

Dans un grand groupe, le rendez-vous passe par plusieurs agendas, parfois par une assistante, et l'invitation peut être transférée à des participants que vous n'avez jamais eus au téléphone. Le mail doit pouvoir être lu par quelqu'un qui n'a aucun contexte.

Avec un grand compte, le SMS est à manier avec plus de prudence. Envoyez-le uniquement à l'interlocuteur qui vous a donné son numéro mobile et a accepté l'échange, jamais aux participants ajoutés à l'invitation.

Quelles règles respecter pour un SMS de confirmation en B2B ?

Un SMS de rappel envoyé à un prospect qui vient d'accepter un rendez-vous n'est pas un SMS de prospection de masse. Il s'inscrit dans une relation que le prospect a acceptée. Cela ne dispense pas de règles de bon sens, et certaines règles de la prospection électronique s'appliquent dès que le message dépasse le simple rappel. Ce qui suit est une synthèse des textes et des recommandations publiques, pas un conseil juridique : en cas de doute sur votre situation, faites valider votre pratique par votre juriste ou votre délégué à la protection des données.

Ce que dit la CNIL sur la prospection par SMS auprès des professionnels

La CNIL rappelle, dans sa fiche sur la prospection commerciale par courrier électronique, SMS-MMS et automate d'appel, que le consentement préalable n'est pas exigé pour solliciter un professionnel, à condition que l'objet de la sollicitation soit en rapport avec sa profession, que la personne ait été informée de l'utilisation de ses coordonnées et qu'elle puisse s'y opposer simplement et gratuitement. Chaque message doit permettre d'identifier l'organisme qui l'émet et d'exprimer son refus de nouvelles sollicitations par un moyen simple. Le texte de référence est l'article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques. Pour le cadre général de vos appels, nous avons détaillé ces règles dans notre article sur le cold calling B2B et le RGPD.

Appliqué au SMS de confirmation, cela donne quatre règles pratiques :

• Identifiez-vous dès les premiers mots. Prénom et entreprise. Un SMS sans expéditeur identifiable venant d'un numéro inconnu inquiète, et il est souvent ignoré.
• N'écrivez qu'au numéro que le prospect vous a donné ou confirmé pour ce rendez-vous. Un numéro mobile trouvé dans un fichier ne vaut pas accord pour recevoir des SMS. Au moment de la prise de rendez-vous, demandez : « Je peux vous envoyer un SMS de rappel la veille sur ce numéro ? » La réponse est presque toujours oui, et elle est tracée.
• Restez sur le rendez-vous. Un SMS de rappel qui glisse une offre ou un lien promotionnel devient un message de prospection, avec les obligations qui vont avec. Si votre plateforme ajoute une mention d'opposition de type « STOP », gardez-la.
• Respectez une demande d'arrêt immédiatement. Un prospect qui répond « ne m'envoyez plus de SMS » ne doit plus en recevoir, même pour les rendez-vous suivants. Notez-le dans votre CRM.

Horaires : ce qui relève de la loi et ce qui relève du bon sens

Le décret n° 2022-1313 du 13 octobre 2022 encadre les jours et horaires du démarchage téléphonique des consommateurs (en semaine, de 10 h à 13 h et de 14 h à 20 h, ni le samedi, ni le dimanche, ni les jours fériés). Il vise les appels de démarchage vers des consommateurs, pas un SMS de rappel adressé à un professionnel qui a accepté un rendez-vous. Le régime du démarchage téléphonique des consommateurs a par ailleurs évolué en 2026, avec le passage à un consentement préalable : si vous vendez aussi à des particuliers, vérifiez les textes en vigueur sur Légifrance et les fiches de la DGCCRF. Les opérateurs et plateformes d'envoi de SMS appliquent en outre leurs propres chartes de bonnes pratiques, notamment sur les plages d'envoi : renseignez-vous auprès de votre prestataire.

Pour le B2B, la règle de bon sens est plus simple que n'importe quel texte : envoyez vos SMS pendant les heures ouvrées de votre interlocuteur, en semaine. Un rappel reçu à 22 h ou le dimanche ne rappelle pas un rendez-vous, il rappelle que vous ne savez pas où s'arrête la vie professionnelle de votre prospect.

Quels outils pour automatiser la confirmation de rendez-vous ?

L'automatisation est utile, à une condition : que le prospect ne la perçoive pas. Le rappel qui fonctionne est celui qui semble venir de la personne qui tiendra le rendez-vous. Trois briques suffisent, et la plupart des équipes en ont déjà deux.

Le point le plus souvent négligé est le champ « enjeu ». Si votre SDR ou votre commercial note l'enjeu exprimé par le prospect dans un champ dédié du CRM au moment de la prise de rendez-vous, vos modèles de confirmation et de rappel peuvent le reprendre automatiquement. C'est ce qui permet d'automatiser sans perdre la personnalisation. Nous détaillons ce paramétrage dans notre guide pour paramétrer un CRM pour la prospection téléphonique, et le choix de l'outil lui-même dans notre comparatif des CRM B2B.

Deux réglages méritent une attention particulière. Le premier : la passation entre SDR et commercial. Quand le rendez-vous est pris par un SDR et tenu par un commercial, l'invitation et les rappels doivent partir au nom du commercial, avec le SDR en copie si besoin. Le prospect doit savoir qui l'attend. Le second : la tâche d'appel en cas d'absence. Elle doit être créée automatiquement à l'heure du rendez-vous, pour que l'appel immédiat soit une règle et non une initiative individuelle.

Une fois les briques en place, gardez la main sur le texte. Relisez vos modèles tous les trimestres, à la lumière des taux de rendez-vous tenus. Si la construction de cet ensemble vous prend plus de temps qu'elle ne devrait, c'est précisément l'objet de notre accompagnement sur la stack commerciale.

Comment mesurer l'effet de vos confirmations de rendez-vous ?

Ce qui ne se mesure pas ne s'améliore pas, et le no-show est l'indicateur que personne ne regarde. Le bon indicateur n'est pas le nombre de rendez-vous pris mais le taux de rendez-vous tenus.

Pour mesurer l'effet d'un changement (un nouveau texte de rappel, l'ajout du SMS J-1, la phrase d'enjeu dans l'invitation), comparez deux périodes comparables sur un volume suffisant. Sur une dizaine de rendez-vous, l'écart entre deux versions relève du hasard. Sur plusieurs dizaines par version, la tendance devient lisible. Changez un seul élément à la fois, sinon vous ne saurez pas lequel a joué.

Une hypothèse de lecture pour fixer les idées. Votre équipe prend 50 rendez-vous par mois et en tient 34, soit 68 % de rendez-vous tenus, ce qui correspond au cas « aucune relance » des mesures publiées par Getalead. Vous ajoutez la confirmation dans la minute et le rappel J-1 par mail et SMS. Si vous vous rapprochez du cas « rappel 24 heures avant », vous tenez environ 39 rendez-vous. Si vous restez au-dessus de 22 % de no-show malgré le rappel, le problème n'est plus dans la confirmation : il est dans la prise de rendez-vous (oui de politesse, délai trop long, enjeu non formulé).

Ces indicateurs ont leur place dans le reporting hebdomadaire, à côté des rendez-vous pris. Nous les avons intégrés dans notre liste des indicateurs de prospection commerciale. Et si vous confiez la prospection à un prestataire, écrivez noir sur blanc ce qu'est un rendez-vous livré : notre charte du rendez-vous qualifié vous aide à le formaliser.

Quelles erreurs éviter dans un mail de confirmation de rendez-vous ?

Une confirmation trop commerciale

C'est l'erreur la plus fréquente. Le commercial profite de la confirmation pour « préparer le terrain » : une plaquette en pièce jointe, trois paragraphes sur l'entreprise, une liste de références, un lien vers une vidéo. Le prospect, qui avait accepté un échange sur son problème, découvre qu'il va assister à une présentation commerciale. C'est exactement ce qui transforme un rendez-vous sincère en rendez-vous sans enjeu. La confirmation parle du prospect, pas de vous.

Trop de relances

Confirmation, rappel J-7, rappel J-3, rappel J-1, SMS la veille, SMS le matin, SMS une heure avant : chaque message supplémentaire signale que vous doutez de la parole du prospect, et lui rappelle qu'il peut annuler. Deux envois systématiques suffisent (la confirmation dans la minute et le rappel J-1), plus un SMS le matin même dans les cas listés plus haut. Si le délai est long, préférez un message utile (une question de préparation, l'ordre du jour pour le décideur) à un rappel de plus.

Oublier le contexte

Les autres erreurs fréquentes

• Une invitation envoyée le soir ou le lendemain. L'invitation qui arrive le soir tombe dans un flux de mails que le prospect ne traitera pas. Le lendemain, il a oublié l'appel.
• Une date sans jour, ou un jour sans date. « Le 17 à 10 h » ou « mardi à 10 h » : l'ambiguïté suffit à créer un rendez-vous manqué.
• Un lien de visio absent ou erroné. Le prospect qui ne trouve pas le lien à 9 h 59 n'appelle pas, il passe à autre chose. Testez le lien.
• Une signature générique. « L'équipe commerciale » n'engage personne. Le rappel vient de la personne qui tiendra le rendez-vous, avec son nom, sa fonction et son numéro.
• Un report rendu difficile. Pas de numéro, pas de mention de la possibilité de décaler : le prospect qui a un conflit choisit l'absence.
• Un ton de reproche après un no-show. « Je vous ai attendu vingt minutes » ferme la porte à une reprogrammation qui aurait pu se faire.
• Un copier-coller avec la mauvaise entreprise. Le rappel adressé à [Prénom] avec le nom d'un autre prospect dans l'objet ruine la crédibilité accumulée pendant l'appel. Relisez, ou faites relire par l'automatisation (champs dynamiques vérifiés).

Comment la confirmation commence-t-elle dès l'appel ?

La meilleure confirmation écrite ne rattrape pas une prise de rendez-vous bâclée. Ce qui se dit dans la dernière minute de l'appel prépare tout ce qui suit.

En une minute, le prospect a validé l'enjeu à voix haute, choisi un créneau proche, entendu la date complète, été prévenu de l'invitation et du SMS, et commencé à organiser le rendez-vous en pensant à un autre participant. Chacun de ces éléments sera repris dans le modèle 1. La structure complète de l'appel qui mène à ce moment est détaillée dans nos exemples de scripts téléphoniques de prospection B2B.

Un dernier conseil, sur le délai : si le prospect propose spontanément un créneau dans un mois, aucune confirmation ne sauvera ce rendez-vous à coup sûr. Proposez un créneau plus proche et, s'il maintient, demandez simplement si le sujet est une priorité ce trimestre. Nos mesures publiées situent le délai moyen à 8 jours ouvrés : c'est la zone où l'intérêt exprimé en appel est encore vivant.

Ce qu'il faut retenir

• Confirmez dans la minute qui suit l'appel, avec une invitation d'agenda et un mail qui reprend l'enjeu exprimé par le prospect, avec ses mots.
• Rappelez la veille, par mail et par SMS, en trois lignes : l'heure, le lien, ce que le prospect va obtenir. C'est ce rappel qui fait passer le no-show de 32 % à 22 % dans les mesures publiées par Getalead.
• Réservez le SMS du matin même aux rendez-vous fragiles : l'après-midi après un week-end, en présentiel, pris il y a longtemps, ou avec un décideur ajouté.
• Rendez le report plus facile que l'absence, et appelez dans les cinq minutes si le prospect ne vient pas.
• En SMS : identifiez-vous, écrivez seulement au numéro donné pour le rendez-vous, restez sur le rendez-vous, en heures ouvrées.
• Mesurez les rendez-vous tenus, pas les rendez-vous pris.

Chez Getalead, nos SDR, salariés en CDI et basés en France, se consacrent uniquement aux appels et à la prise de rendez-vous qualifiés avec vos prospects. Si vous souhaitez confier cette étape, découvrez notre offre de SDR externalisé.